Likwidacja spółki to obejmuje zakończenie działalności spółki, w tym także zarządzanie dokumentacją. Wszelkie dokumenty zgromadzone przez spółkę – od umów po dokumentację pracowniczą, muszą zostać odpowiednio przechowywane, pełnią one bowiem swego rodzaju świadectwo działalności spółki, w tym również finansowej.
Przepisy prawa nakładają obowiązki przechowywania dokumentacji, określając okresy jej przechowywania. Szczególnym rodzajem dokumentów jest dokumentacja pracownicza, jeśli likwidowana spółka zatrudniała pracowników. Celem uniknięcia potencjalnych komplikacji prawnych, dokumentacją pracowniczą należy odpowiednio zarządzać po przeprowadzeniu procesu likwidacji spółki.
Spis treści:
I. Wpływ procesu likwidacji spółki na obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej
Likwidacja spółki nie oznacza, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej może zostać zaniechane. Byli pracownicy mają możliwość dostępu do swoich dokumentów, nawet jeśli stosunek pracy został rozwiązany na długo przed wszczęciem postępowania likwidacyjnego. Powyższe wynika między innymi z potrzeby określenia podstawy do emerytury lub renty. Likwidowana spółka ma w zaistniałej sytuacji ściśle określone obowiązki, wynikające bezpośrednio z treści art. 51p ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Do wyżej wskazanych obowiązków należy przede wszystkim wskazanie podmiotu, prowadzącego działalność w tym zakresie, któremu zostanie przekazane przechowywanie dokumentacji pracowniczej oraz zapewnienie środków na ten cel, które muszą wystarczyć do końca przewidzianego w sprawie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Podmiotami przechowującymi dokumentację pracowniczą mogą być archiwa państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich oraz przedsiębiorcy prowadzący w tym zakresie działalność gospodarczą.
W tym miejscu zatem trzeba zaznaczyć, że spółka po zakończeniu działalności nie może przechowywać dokumentacji pracowniczej we własnym zakresie. Spółka ma obowiązek przekazać ją podmiotowi upoważnionemu do prowadzenia działalności usługowej w dziedzinie przechowalnictwa. Akta osobowe zaliczane są do kategorii dokumentacji niearchiwalnej. W związku z tym mają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym zostają zniszczone.
Obowiązki przekazania dokumentacji pracowniczej właściwemu podmiotowi spoczywają na likwidatorze. Likwidator powinien po wszczęciu stosownych postępowań zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem bądź uszkodzeniem i zawrzeć z przechowawcą akt płacowo-osobowych umowę przechowania na czas określony. Co istotne – umowę taką można zawrzeć jedynie z podmiotem wpisanym do rejestru działalności regulowanej akt osobowo-płacowych i leży to w gestii likwidatora, a nie spółki.
Firmę zajmują się archiwizacją dokumentacji pracowniczej można znaleźć wyszukując frazę: Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych.
O zawarciu umowy z przechowawcą likwidator spółki powinien poinformować sąd rejestrowy. Sąd rejestrowy czasem zadaje pytanie o taką umowę, domagając się przedstawienia stosownego oświadczenia w tej kwestii lub oświadczenia o tym, że spółka nie zatrudniała pracowników.
Niezgodna z przepisami jest praktyka polegająca na braku zawarcia umowy z przechowawcą i pozostawieniu dokumentacji pracowniczej byłym wspólnikom. Osoba, mająca status likwidatora nie może również przejąć dokumentacji i następnie, po wykreśleniu spółki z rejestru, wydawać zainteresowanym osobom kopie i odpisy dokumentów osobowo-płacowych. W praktyce jednak często się to zdarza.
II. Co w sytuacji, gdy spółka nie posiada środków pieniężnych niezbędnych do opłacenia firmy przechowującej dokumentację pracowniczą?
Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Warto zdobyć kilka ofert, żeby dowiedzieć się ile taka usługa aktualnie kosztuje, niemniej nie są to najczęściej wysokie kwoty.
W przypadku, gdy likwidator nie jest w stanie zapewnić środków na pokrycie celu przechowania dokumentacji pracowniczej spółki, zwraca się do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia stwierdzającego brak środków na ten cel. Wniosek o wydanie tego postanowienia, likwidator musi złożył w toku postępowania likwidacyjnego – a więc przed wydaniem postanowienia o wykreśleniu spółki z KRS.
Gdy sąd rejestrowy na wniosek likwidatora ustali brak możliwości pokrycia kosztów dalszego przechowywania dokumentacji, to dokumentację pracowniczą przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu, dokumentację przejmuje właściwe miejscowo – lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych – archiwum państwowe.
Przed wydaniem postanowienia na temat wniosku spółki, sąd zasięga opinii naczelnego urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki w sprawie jego sytuacji majątkowej, a opinia naczelnika wiąże sąd rejestrowy od strony proceduralnej. Naczelnik w sporządzonej przez siebie opinii może przedstawić informacje o regulowaniu przez spółkę zobowiązań podatkowych, co pozwoli sądowi na zapoznanie się z ewentualnymi zadłużeniami spółki, stosownie do danych będących w posiadaniu organu podatkowego. Naczelnik urzędu skarbowego może też ustalić wysokość rocznych dochodów spółki na podstawie zeznań podatkowych.
Aktualnie dokumentację pracowniczą likwidowanych spółek, w przypadku gdy nie mają one środków finansowych na jej odpłatne przechowywanie, przyjmuje Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, które stanowi oddział Archiwum Państwowego w Warszawie.
III. Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej przez spółkę różni się w zależności od daty przyjęcia danego pracownika do pracy oraz od ewentualnej decyzji spółki o składaniu do ZUS raportów w charakterze informacyjnym za pracowników zatrudnionych w okresie od 1999 r. do 2018 r. Z uwagi na powyższe, poniżej został przedstawiony szczegółowy okres obowiązkowego przechowania dokumentacji pracowniczej przez spółkę:
- od 1 stycznia 2019 r. okres wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego,
- w którym ustał stosunek pracy,w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okres wynosi:
- a) 50 lat, liczonych od ustania stosunku pracy,
- b) 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy,
wskazany okres odnosi się do sytuacji, gdy spółka złożyła wcześniej opisany raport informacyjny do ZUS,
- do 31 grudnia 1998 r. okres wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy – co ważne, nie ma w tym przypadku możliwości zastosowania krótszego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
IV. Konsekwencje prawne nieprzekazania dokumentów pracowniczych
Ukrywanie dokumentacji pracowniczej może być źródłem odpowiedzialności karnej na podstawie przepisu art. 276 k.k., zgodnie z którego treścią kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Należy jednak wskazać, że samo nieprzekazanie dokumentów do odpowiedniej firmy samo w sobie nie wypełnia tego przepisu.
Za niedopełnienie obowiązku prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji osobowo – płacowej ustawodawca przewidział również sankcję wyrażoną w art. 281 Kodeksu Pracy, który stanowi, że kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Wszelkie negatywne konsekwencje jakich doznał były pracownik na skutek niedopełnienia przez pracodawcę obowiązku właściwego zabezpieczenia dokumentacji mogą być dochodzone przez niego potencjalnie w drodze roszczenia odszkodowawczego.
Podsumowanie: Likwidacja spółki i obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą
Konkludując powyższe okoliczności, dokumentacja pracownicza po likwidacji spółki powinna być przekazana do upływu odpowiedniego okresu jej przechowywania podmiotowi, który się tym zawodowo zajmuje i jest wpisany do rejestru przechowawców, zabezpieczając na ten cel odpowiednią sumę środków pieniężnych. W wyjątkowych sytuacjach, gdy spółka nie ma środków koniecznych do pokrycia tego celu, dokumentację pracowniczą przejmie archiwum państwowe na mocy postanowienia sądu, po przeprowadzeniu stosownego postępowania dowodowego.
To teoria, praktyka jednak bywa różna. Spółki często nie mają pieniędzy i chcą wyłącznie zakończyć prawny żywot spółki, a kwestia dokumentacji bywa pomijana. Sąd rejestrowy potrafi jednak o stopień realizacji tego obowiązku zapytać likwidatora na etapie składania przez niego wniosku o wykreślenie spółki z KRS.
