Jakie sprawozdania i za jakie okresy od momentu postawienia spółki w stan likwidacji trzeba sporządzić i kiedy? Które sprawozdania trzeba złożyć do KRS?

Wiele problemów w temacie likwidacji spółki dotyczy obowiązków księgowych związanych z przygotowywaniem sprawozdań finansowych spółki, później ich zatwierdzaniem, składaniem do KRS, a nawet do urzędu skarbowego. W tym wpisie dokładnie i na przykładzie pokażemy jakie sprawozdania, za jakie okresy i kiedy od momentu postawienia spółki w stan likwidacji trzeba sporządzić, a poza tym które z nich podlegają złożeniu do KRS, czy skarbówki.

Spółka rozpoczyna likwidację – kiedy rozwiązać spółkę?

Żeby w sposób jasny przedstawić zagadnienie sprawozdań finansowych najlepiej przedstawić to na przykładzie. Przyjmijmy, że mamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która została postawiona w stan likwidacji w dniu 1 sierpnia 2022 roku. 

Likwidacja potrwa co najmniej do lutego kolejnego roku, a najprawdopodobniej wykreślenie jej nastąpi dopiero w okolicach kwietnia. Postepowanie likwidacyjne spółki trwa bowiem co najmniej osiem miesięcy – i nie można jej przyspieszyć. Takie są bowiem wymogi likwidacji: pierw oczekiwanie na publikacje ogłoszenia w MSiG, następnie okres trzech miesięcy wyczekiwania na zgłoszenie wierzycieli spółki, kolejne trzy miesiące na możliwość podjęcia uchwały o podziale majątku i w końcu kilka tygodni na postanowienie sądu o rozwiązanie spółki.

Dlaczego likwidacja naszej przykładowej spółki rozpoczyna się właśnie 1 sierpnia? Z perspektywy księgowego najlepiej jest rozwiązać spółkę właśnie pierwszego dnia miesiąca. Dzięki temu nie ma trudności w zamknięciu ksiąg rachunkowych spółki sprzed likwidacji i otwarciu ich na nowo już dla spółki w likwidacji, bo takie wymogi wynikają z ustawy o rachunkowości. Pierwszy dzień miesiąca jest zatem dniem, kiedy najwięcej likwidacji.

Jakie sprawozdania i za jakie okresy od momentu postawienia spółki w stan likwidacji jest ona zobowiązana sporządzić?

Nasza przykładowa spółka, która rozpoczęła likwidację ma przed sobą całkiem sporo obowiązków księgowych.

Po pierwsze musi ona sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień poprzedzający dzień postawienia spółki w stan likwidacji, czyli na dzień 31 lipca 2022 roku, za okres od 1 stycznia 2022 roku do 31 lipca 2022 roku. Sprawozdanie to nie podlega zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników, jednak podlega złożeniu w KRS za pomocą repozytorium dokumentów finansowych spółki. Masz na to w torii 7 dni.

Po drugie konieczne jest sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji na dzień 1 sierpnia 2022 roku, tj. dzień rozpoczęcia likwidacji. To też takie sprawozdanie finansowe, tylko w inny sposób określa się w nim wartość aktywów, przyjmując wartość zbywczą. Zgodnie z art. 281 KSH likwidatorzy sporządzają bilans otwarcia likwidacji, a bilans ten likwidatorzy składają zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia. Ten dokument ma charakter wewnętrzny i nie ma potrzeby zgłaszania do KRS. Jest on właściwie dla wspólników, po to by mogli zweryfikować czy podczas likwidacji nie są oszukiwani przez likwidatora. Masz na to zgodnie z przepisami 14 dni.

Trzecie sprawozdanie finansowe będzie związane z zamknięciem roku obrotowego w Spółce. O ile bowiem mamy podsumowany okres od stycznia do lipca, to od sierpnia do grudnia trzeba sporządzić roczne sprawozdanie finansowe na dzień 31 grudnia 2022 roku. To tradycyjne roczne sprawozdanie, dlatego na podlega ono zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników, a potem złożeniu do KRS. Sprawozdanie takie należy sporządzić do 31 marca kolejnego roku.

Kolejne, czwarty już dokument to sprawozdanie likwidacyjne (finansowe) sporządzone na dzień poprzedzający podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Przepisy nakazują, żeby sprawozdanie to zostało przygotowane przez likwidatorów, przedstawione do zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników, następnie złożone do KRS (wraz z wnioskiem o wykreślenie spółki), a dodatkowo przesłane do skarbówki. Jest to zatem najważniejsze ze sprawozdań w toku likwidacji. Datę tego sprawozdania powinno wyznaczać zakończenie czynności likwidacyjnych – spółka powinna mieć zatem sytuację, gdy posiada wyłącznie środki pieniężne do podziału (jeśli jakieś się ostały), nie powinna wykazywać majątku i zobowiązań. W drodze wyjątku można jednak pozostawić część majątku w naturze i podzielić go pomiędzy wspólników bez wcześniejszego upłynniania.

Piąte sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zakończenia likwidacji, zatem po dokonaniu podziału majątku spółki pomiędzy wspólników. Sprawozdanie to nie podlega jednak zatwierdzeniu przez wspólników i złożeniu w KRS. Podobnie jak bilans otwarcia likwidacji, ma ono na celu pokazanie dla celów wewnętrznych, że likwidacja przebiegła pomyślnie. W torii masz na to 7 dni od zakończenia likwidacji.

Ewentualne inne sprawozdania powstałyby gdyby nasza likwidacja dalej przedłużyła się o kolejny rok lub lata obrotowe. Warto dodać, że w praktyce, jeśli mamy do czynienia ze zgodną likwidacją, z części sprawozdań finansowych – tych, których nie trzeba przedkładać do KRS – można zrezygnować. Może się jednak okazać, że będą one potrzebne w toku likwidacji, gdy nadmiernie wymagający referendarz będzie chciał na nie zerknąć pod rygorem zwrotu wniosku o wykreślenie spółki.

Podsumowanie – obowiązki rachunkowe związane z likwidacją spółki

Po pierwsze, pamiętaj, że wpis ten jest aktualny na dzień, kiedy go piszemy i publikujemy. Zmiany w prawie powodują, że informacje te trzeba zweryfikować, bo następują one naprawdę szybko. Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej przy likwidacji spółki, zapraszamy do kontaktu. Po drugie, obowiązki rachunkowe związane z likwidacją to naprawdę istotna część całego procesu. Księgowość musisz trzymać do końca likwidacji, bo bez ich usług nie uda Ci się ukończyć likwidacji (o ile sam nie sporządzasz sprawozdań). 

Jeśli szukasz biura rachunkowego obsługującego likwidację spółek z czystym sumieniem możemy polecić Ci biuro OneOffice prowadzone przez Patrycje Oparczyk: https://one-office.com.pl/