Elektronizacja postępowania rejestrowego KRS – jakie wprowadzono zmiany i jak działa system? Pierwsze testy i wrażenia!

Od dnia 1 lipca 2021 roku zaczęły obowiązywać zmiany dotyczące elektronizacji postępowania rejestrowego. Przenoszą one właściwie całkowicie komunikację z sądem rejestrowym do Internetu. W tym artykule zbierzemy do tzw. „kupy” wprowadzone zmiany i podzielimy się naszymi wrażeniami z testowania nowo odpalonego Portalu Rejestrów Sądowych. Artykuł ma charakter delikatnie publicystyczny, niemniej nie zabraknie w nim rzetelnych informacji prawnych i konkretów.

Lista zmian

Na początek lista zmian jakie weszły w życie od 1 lipca 2021 roku w zakresie KRS, skupiając się na najważniejszych, wprowadzono m. in:

• wyłącznie elektroniczną formę składania wniosków do KRS (w zakresie rejestru przedsiębiorców),
• wyłącznie elektroniczną formę komunikacja z sądem rejestrowym,
• (potencjalną) możliwość uwierzytelniania dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników,
• automatyczną komunikację z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN)
• elektronizację akt KRS dotyczącą spółek
• zwroty wniosków za każdy błąd

Składanie elektronicznych wniosków i pism do KRS

Według nowej formuły wszystkie wnioski i pisma do sądu rejestrowego KRS składane będą drogą elektroniczną. Służy do tego utworzona platforma o nazwie Portal Rejestrów Sądowym. Przyznać trzeba, że wygląda on całkiem elegancko i nowocześnie!

Tam dostępne są już różne funkcjonalności, w tym e-formularze KRS. Na niej się skupimy. Aby z nich skorzystać, należy założyć konto i uwierzytelnić je profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub usługą eDowodu osobistego. Rejestracja jest dosyć prosta, ale trzeba być gotowym na to, że hasło do konta musi się składać z co najmniej 12 znaków.

Po zalogowaniu możemy wybierać w wielu wnioskach, w tym najczęściej powtarzających się w praktyce wnioskach o rejestrację spółki, o zmianę danych i o wykreślenie spółki. Przewidziana została też opcja innych wniosków – i bardzo dobrze, że ktoś o tym pomyślał. Wśród nich mamy takie opcje jak: wniosek o udzielenie upomnienia władzom podmiotu, czy wniosek nałożenie grzywny. Szkoda, że nie ma wniosku o jej umorzenie, bo tym się zajmujemy. No cóż.. widać systemowo zakłada się, że częściej ludzie będą wnosić o jej wymierzenie niż o umorzenie. Na szczęście w zakładce „inne wnioski” jest opcja sporządzenia „innego wniosku”, więc nie zostaliśmy pozbawieni możliwości działania!

Dobrą opcją jest możliwość „zassania” danych o spółce po wpisaniu jej numeru KRS. Złą opcją jest to, że numeru KRS nie można wkleić. Opcja ta nie działa przy wypełnianiu pól formularza – naprawdę nie wiem dlaczego..

O ile w standardowych wnioskach, do których dotychczas były formularze podczas składania wniosków jesteśmy prowadzi krok po kroku przez system w uzupełnianiu poszczególnych pól, to w przypadku tych nieustandaryzowanych wniosków i tak zostawieni postawieni przed koniecznością samodzielnego napisania wniosku lub jego dołączenie w formie załącznika.

Dużym mankamentem systemu jest to, że system nie podpowiada jakie załączniki powinny zostać dołączone do wniosku. To często najtrudniejszy etap sporządzania wniosku. Przedsiębiorcy często nie wiedzą bowiem jaki dokument trzeba dostarczyć sądowi, żeby ten pozytywnie odniósł się do wniosku, a często nie jest to intuicyjne. Nie wspominając, że niejednokrotnie to jakie załączniki mają być dołączone do wniosku wynika z praktyki danego sądu i niewiele ma wspólnego z przepisami prawa – szczególnie jeśli chodzi o wykreślenie spółki.

Zatem o ile w standardowych wnioskach podczas jego wypełnienia rzeczywiście nie będzie możliwości popełnienia błędu (system nie przepuści bez wypełnienia koniecznych pól), to z mojego doświadczenia wynika, że większość uzupełnień lub zwrotów wniosków opiera się właśnie na brakach w załącznikach. Tutaj system nie pomaga wcale.

W końcu zwrócić trzeba uwagę na fajną opcję, która umożliwia udostępnianie pism do podpisania innym osobom. W tym celu potrzebne jest wskazanie imienia, nazwiska i identyfikatora konta tej osoby.

Komunikacja z sądem

Druga opcja w ramach e-formularzy KRS to możliwość składania do sądu rejestrowego pism. Wygląda na to, że pierwsze nasze pismo w sprawie zazwyczaj będzie „wnioskiem”, a dalej będziemy już składali dalsze „pisma”, znając sygnaturę sprawy.

Do wyboru mamy pisma procesowe ogólne, pisma w sprawie i pisma zawierające uzupełnienie braków. Tak jak w przypadku wniosków nieustandaryzowanych – pismo trzeba właściwie w całości przygotować samodzielnie w Portalu Rejestrów Sądowych lub dodać jako załącznik. System nie pomoże zatem w tym zakresie za bardzo.

Trzeba pamiętać, że w ten sam sposób będą składane wszelkie środki zaskarżenia – skargi na orzeczenie referendarza, zażalenia i apelacje.

Odpowiedzi z sądu w naszych sprawach również będziemy dostawali wyłącznie elektronicznie. W systemie mamy zakładkę „Moje sprawy”, a tam: Korespondencję z sądu. System jest czytelny, daje możliwość filtrowania spraw – jeśli będzie dobrze obsługiwany może być naprawdę fajnym narzędziem! Niemniej jest to kolejne miejsce, którego trzeba będzie „pilnować”, żeby nie przegapić jakichś ważnych pism w aktywnych sprawach.

Automatyczna komunikacja z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN)

Nowością systemu jest to, że w przypadku wniosków opartych na aktach notarialnych, nie będzie trzeba ich dołączać jako załącznik. Wystarczy bowiem powołać numer tego dokumentu w Repozytorium, a system ma automatycznie dołączyć wskazany dokument do wniosku. Mogą być z tym jednak problemy, o czym piszę kilka zdań niżej.

Załączniki i ich poświadczania – potencjalne zagrożenie

Kwestia załączników budzi moje największe obawy. Do wniosków trzeba dołączać dokumenty w postaci elektronicznej – skany, zdjęcia etc. Zachowano tym czasem regułę, że dokumenty będące podstawą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach, albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Jednocześnie wprowadzono pewien wyjątek od tej zasady, że jeśli dokumenty mają pierwotną formę papierową, to za wystarczające jest sporządzenie odpisu elektronicznego takiego dokumentu – poświadczonego przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym. Drugą opcją jest przesłanie elektronicznej kopii dokumentów (czyli zwykłego skanu lub zdjęcia), z tym zastrzeżeniem, że wtedy oryginały tych dokumentów trzeba przesłać do sądu – i to w terminie 3 dni od złożenia pisma.

Problemem jest to, że niestety w systemie nie znalazłem opcji poświadczania dokumentów. Co więcej – nikt też nie pytał mnie podczas rejestracji czy jestem adwokatem. Nie znalazłem też w systemie opcji, żeby taką informację wpisać – a chciałbym. Nie dlatego, że chcę się tym chwalić, a dlatego, żeby móc Państwa reprezentować w postępowaniach i korzystać z moich uprawnień w zakresie poświadczania dokumentów.

Drugą sprawą dotyczącą załączników jest to, że dzięki dostępnej dla wszystkich przeglądarce dokumentów rejestrowych spółek wszystkie załączniki do naszych pism i wniosków mają mieć charakter jawny. Wyjątkiem są tutaj informacje uzyskiwane z Krajowego Rejestru Karnego oraz dokumenty z CREWN automatycznie ściągnięte na skutek nieprawidłowego oznaczenia przez wnioskodawcę albo na skutek błędu systemu.

Ciekawe jak będzie działało to w praktyce, bo jeśli do czasu wykrycia przez Sąd owej pomyłki dotyczącej oznaczenia aktu notarialnego, będzie on widoczny w przeglądarce dokumentów to może być to wykorzystywane w niekoniecznie dobrych intencjach.

Wniosek jest jednak taki, że trzeba uważać co się dołącza do wniosków, tak by trzymać w tajemnicy te informacje, na których nam zależy.

Zwroty wniosków

Wszelkie błędy dotyczące wniosku będą obarczone ryzykiem ich zwrotu. Dla profesjonalnych pełnomocników to od wielu lat norma, ale przedsiębiorcy mogą się zdziwić.

Nie ma jednak strachu, po takim zwrocie będzie można wniosek czy pismo poprawić i złożyć ponownie w terminie 7 dni. Jeżeli zostanie odpowiednio uzupełniony i opłacony, będzie wywoływał skutki od daty pierwotnego wniesienia.

Mankamenty i błędy systemu

Testując Portal Rejestrów Sądowym pojawił się jeden istotny mankament – przygotowując „wniosek o nic” dotyczący przypadkowej spółki wysłałem go do sądu. System nie pyta o to, czy na pewno chcesz wysłać wniosek – trzeba na to uważać.

Z tej sytuacji wyszło jednak coś jeszcze – po chwili na skrzynkę e-mail dostałem wiadomość o tym, że wniosek pomyślnie został wysłany do sądu, a w tej samej minucie drugą wiadomość, że wysłanie wniosku nie powiodło się. Byłem lekko zmieszany.

Podsumowanie

Jest jeszcze kilka drobnych mankamentów, ale trzeba pamiętać, że to drugi dzień funkcjonowania tego systemu i dlatego pewne problemy mogą się przydarzać. Oby były one na bieżąco poprawiane.

Trzeba jednak pochwalić Portal Rejestrów Sądowych za nowoczesny design oraz (w większości) przemyślane funkcjonalności. Myślę, że okaże się on ostatecznie ułatwieniem, chociaż początki mogą być trudne. Trzymamy rękę na pulsie.