Elektronizacja postępowania rejestrowego KRS – jakie wprowadzono zmiany i jak działa system? Pierwsze testy i wrażenia!

Od dnia 1 lipca 2021 roku zaczęły obowiązywać zmiany dotyczące elektronizacji postępowania rejestrowego. Przenoszą one właściwie całkowicie komunikację z sądem rejestrowym do Internetu. W tym artykule zbierzemy do tzw. „kupy” wprowadzone zmiany i podzielimy się naszymi wrażeniami z testowania nowo odpalonego Portalu Rejestrów Sądowych. Artykuł ma charakter delikatnie publicystyczny, niemniej nie zabraknie w nim rzetelnych informacji prawnych i konkretów.

Lista zmian


Na początek lista zmian jakie weszły w życie od 1 lipca 2021 roku w zakresie KRS, skupiając się na najważniejszych, wprowadzono m. in:

  • wyłącznie elektroniczną formę składania wniosków do KRS (w zakresie rejestru przedsiębiorców),
  • wyłącznie elektroniczną formę komunikacja z sądem rejestrowym,
  • (potencjalną) możliwość uwierzytelniania dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników,
  • automatyczną komunikację z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN)
  • elektronizację akt KRS dotyczącą spółek
  • zwroty wniosków za każdy błąd

Składanie elektronicznych wniosków i pism do KRS


Według nowej formuły wszystkie wnioski i pisma do sądu rejestrowego KRS składane będą drogą elektroniczną. Służy do tego utworzona platforma o nazwie Portal Rejestrów Sądowym. Przyznać trzeba, że wygląda on całkiem elegancko i nowocześnie!

Tam dostępne są już różne funkcjonalności, w tym e-formularze KRS. Na niej się skupimy. Aby z nich skorzystać należy założyć konto i uwierzytelnić je profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub usługą eDowodu osobistego. Rejestracja jest dosyć prosta ale trzeba być gotowym na to, że hasło do konta musi się składać z co najmniej 12 znaków.

Po zalogowaniu możemy wybierać w wielu wnioskach, w tym najczęściej powtarzających się w praktyce wnioskach o rejestrację spółki, o zmianę danych i o wykreślenie spółki. Przewidziana została też opcja innych wniosków – i bardzo dobrze, że ktoś o tym pomyślał. Wśród nich mamy takie opcje jak: wniosek o udzielenie upomnienia władzom podmiotu, czy wniosek nałożenie grzywny. Szkoda, że nie ma wniosku o jej umorzenie, bo tym się zajmujemy. No cóż.. widać systemowo zakłada się, że częściej ludzie będą wnosić o jej wymierzenie niż o umorzenie. Na szczęście w zakładce „inne wnioski” jest opcja sporządzenia „innego wniosku”, więc nie zostaliśmy pozbawieni możliwości działania!

Dobrą opcją jest możliwość „zassania” danych o spółce po wpisaniu jej numeru KRS. Złą opcją jest to, że numeru KRS nie można wkleić. Opcja ta nie działa przy wypełnianiu pól formularza – naprawdę nie wiem dlaczego..

O ile w standardowych wnioskach, do których dotychczas były formularze podczas składania wniosków jesteśmy prowadzi krok po kroku przez system w uzupełnianiu poszczególnych pól, to w przypadku tych nieustandaryzowanych wniosków i tak zostawieni postawieni przed koniecznością samodzielnego napisania wniosku lub jego dołączenie w formie załącznika.

Dużym mankamentem systemu jest to, że system nie podpowiada jakie załączniki powinny zostać dołączone do wniosku. To często najtrudniejszy etap sporządzania wniosku. Przedsiębiorcy często nie wiedzą bowiem jaki dokument trzeba dostarczyć sądowi, żeby ten pozytywnie odniósł się do wniosku, a często nie jest to intuicyjne. Nie wspominając że niejednokrotnie to jakie załączniki mają być dołączone do wniosku wynika z praktyki danego sądu i niewiele ma wspólnego z przepisami prawa – szczególnie jeśli chodzi o wykreślenie spółki.

Zatem o ile w standardowych wnioskach podczas jego wypełnienia rzeczywiście nie będzie możliwości popełnienia błędu (system nie przepuści bez wypełnienia koniecznych pól), to z mojego doświadczenia wynika, że większość uzupełnień lub zwrotów wniosków opiera się właśnie na brakach w załącznikach. Tutaj system nie pomaga wcale.

W końcu zwrócić trzeba uwagę na fajna opcję, która umożliwia udostępnianie pism do podpisania innym osobom. Ego potrzebne jest wskazanie imienia, nazwiska i identyfikatora konta tej osoby.

Komunikacja z sądem


Druga opcja w ramach e-formularzy KRS to możliwość składania do sądu rejestrowego pism. Wygląda na to, że pierwsze nasze pismo w sprawie zazwyczaj będzie „wnioskiem”, a dalej będziemy już składali „pisma”, znając sygnaturę sprawy.

Do wyboru mamy pisma procesowe ogólne, pisma w sprawie i pisma zawierające uzupełnienie braków. Tak jak w przypadku wniosków nieustandaryzowanych – pismo trzeba właściwie w całości przygotować samodzielnie w Portalu Rejestrów Sądowych lub dodać jako załącznik. System nie pomoże zatem w tym zakresie za bardzo.

Trzeba pamiętać, że w ten sam sposób będą składane wszelkie środki zaskarżenia – skargi na orzeczenie referendarza, zażalenia i apelacje.

Odpowiedzi z sądu w naszych sprawach również będziemy dostawali wyłącznie elektronicznie. W systemie mamy zakładkę „Moje sprawy”, a tam: Korespondencję z sądu. System jest czytelny, daje możliwość filtrowania spraw – jeśli będzie dobrze obsługiwany może być naprawdę fajnym narzędziem! Niemniej jest to kolejne miejsce, którego trzeba będzie „pilnować”, żeby nie przegapić jakichś ważnych pism w aktywnych sprawach

Automatyczna komunikacja z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN)


Nowością systemu jest to, że w przypadku wniosków opartych na aktach notarialnych, nie będzie trzeba ich dołączać jako załącznik. Wystarczy bowiem powołać numer tego dokumentu w Repozytorium, a system ma automatycznie dołączyć wskazany dokument do wniosku. Mogą być z tym jednak problemy, o czym piszę kilka zdań niżej.

Załączniki i ich poświadczania – potencjalne zagrożenie


Kwestia załączników budzi moje największe obawy. Do wniosków trzeba dołączać dokumenty w postaci elektronicznej – skany, zdjęcia etc. Zachowano tym czasem regułę, że dokumenty będące podstawą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Jednocześnie wprowadzono pewien wyjątek od tej zasady, że jeśli dokumenty mają pierwotną formę papierową, to za wystarczające jest sporządzenie odpisu elektronicznego takiego dokumentu – poświadczonego przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym. Drugą opcją jest przesłanie elektronicznej kopii dokumentów (czyli zwykłego skanu lub zdjęcia), z tym zastrzeżeniem, że wtedy oryginały tych dokumentów trzeba przesłać do sądu – i to w terminie 3 dni od złożenia pisma.

Problemem jest to, że niestety w systemie nie znalazłem opcji poświadczania dokumentów. Co więcej – nikt też nie pytał mnie podczas rejestracji czy jestem adwokatem. Nie znalazłem tez w systemie opcji, żeby taką informację wpisać – a chciałbym. Nie dlatego, że chcę się tym chwalić, a dlatego żeby móc Państwa reprezentować w postępowaniach i korzystać z tych moich uprawnień w zakresie poświadczania dokumentów. Póki co nie wiemy zatem jak to działa.

Drugą sprawą dotyczącą załączników jest to, że dzięki dostępnej dla wszystkich przeglądarce dokumentów rejestrowych spółek wszystkie załączniki do naszych pism i wniosków mają mieć charakter jawny. Wyjątkiem są tutaj informacje uzyskiwane z Krajowego Rejestru Karnego oraz dokumenty z CREWN automatycznie ściągnięte na skutek nieprawidłowego oznaczenia przez wnioskodawcę albo na skutek błędu systemu.

Ciekawe jak będzie działało to w praktyce, bo jeśli do czasu wykrycia przez Sąd owej pomyłki dotyczącej oznaczenia aktu notarialnego, będzie on widoczny w przeglądarce dokumentów to może być to wykorzystywane w niekoniecznie dobrych intencjach.

Wniosek jest jednak taki, że trzeba uważać co się dołącza do wniosków, tak by trzymać w tajemnicy te informacje, na których nam zależy.

Zwroty wniosków


Wszelkie błędy dotyczące wniosku będą obarczone ryzykiem ich zwrotu. Dla profesjonalnych pełnomocników to od wielu lat norma, ale przedsiębiorcy mogą się zdziwić.

Nie ma jednak strachu, po takim zwrocie będzie można wniosek czy pismo poprawić i złożyć ponownie w terminie 7 dni. Jeżeli zostanie odpowiednio uzupełniony i opłacony, będzie wywoływał skutki od daty pierwotnego wniesienia.

Mankamenty i błędy systemu


Testując Portal Rejestrów Sądowym pojawił się jeden istotny mankament – przygotowując „wniosek o nic” dotyczący przypadkowej spółki wysłałem go do sądu. System nie pyta o to, czy na pewno chcesz wysłać wniosek – trzeba na to uważać.

Z tej sytuacji wyszło jednak coś jeszcze – po chwili na skrzynkę e-mail dostałem wiadomość o tym, że wniosek pomyślnie został wysłany do sądu, a w tej samej minucie drugą wiadomość, że wysłanie wniosku nie powiodło się. Byłem lekko zmieszany

Podsumowanie


Jest jeszcze kilka drobnych mankamentów, ale trzeba pamiętać, że to drugi dzień funkcjonowania tego systemy i dlatego pewne problemy mogą się przydarzać. Oby były one na bieżąco poprawiane.

Trzeba jednak pochwalić Portal Rejestrów Sądowych za nowoczesny design oraz (w większości) przemyślane funkcjonalności. Myślę, że okaże się on ostatecznie ułatwieniem, chociaż początki mogą być trudne. Trzymamy rękę na pulsie.

Kontakt do specjalisty

adw. Krzysztof Lamparski

2 thoughts on “Elektronizacja postępowania rejestrowego KRS – jakie wprowadzono zmiany i jak działa system? Pierwsze testy i wrażenia!”

  1. Witam! Odnośnie do mankamentów i problemów ja już na wstępie mam taki z tych „nie do przeskoczenia”. Mianowicie składając pismo z uzupełnieniem braków (czy inne pismo ogólne) pojawia mi się najpierw komunikat o wysłanym piśmie, a w następnej minucie (czy wręcz sekundzie) o tym, że wysyłka się nie powiodła. Zgłoszenie tego problemu na helpdesk odniosło tylko taki skutek, że otrzymałem poradę, aby spróbować ponownie. Być może problem polega na tym, że brak dotyczy wniosku złożonego jeszcze papierowo i system nie rozpoznaje sygnatury (problem w tym, że podobno MS poucza referendarzy, iż mają również stare sprawy załatwiać obecnie przez PRS).

    1. adw. Krzysztof Lamparski

      Myślę, że rzeczywiście problem może być z tym, że Pana pierwszy wniosek inicjujący postępowanie rejestrowe został złożony w papierowo czyli na starych przepisach. Ustawa wprowadzając zmiany w KRS ma w sobie taki przepis, który mówi o tym, ze do postępowań przed sądem rejestrowym wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepisy dotychczasowe. To będzie miała zastosowanie w Pana sytuacji, więc ja bym składał uzupełnienie papierowo ?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Szybki kontakt:

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dostępna w polityce prywatności

Nasze social media: